Guía Rápida de Registro y Configuración Inicial

*Tiempo estimado de Configuración: 10 minutos

1- Creación de Cuenta

• Registro: Ingrese al sitio web aquí 
• Datos de Usuario: Complete el formulario de registro con su correo electrónico y contraseña. Si dispone de un código de promoción, introdúzcalo en esta pantalla.

2- Alta del Consultorio Digital

• Institución: Indique el nombre de su centro médico o institución, seleccione su país y valide su número de WhatsApp mediante el código enviado.
• Dirección del Sistema: Elija la dirección web (subdominio) que tendrá su plataforma y confirme sus datos personales para la cuenta administradora.
• Preparación: Aguarde unos instantes mientras se instala su plataforma. Cuando el proceso finalice, haga clic en el botón para ingresar a su sistema.

Configuración inicial de su Plataforma

Asistente de Configuración del Panel Al ingresar por primera vez al panel de control de su Consultorio Digital, un asistente le guiará por las siguientes secciones para personalizar su espacio:

• Centro Médico e Identidad: Ingrese su dirección, defina la zona horaria y cargue el logotipo y membrete de su institución.
• Tu Equipo: Añada a otros profesionales, secretarías o personal de enfermería y defina sus perfiles de acceso.
• Tipo de Consultorio y Consulta: Seleccione el tipo de consultorio (clínico, psicología, etc.) y qué apartados desea visualizar durante las atenciones (Resumen, Anamnesis, SOAP).
• Sala de Espera y Auto-recepción: Habilite, si lo requiere, la pantalla de llamador de voz y el código QR para que los pacientes anuncien su llegada.

• Turnos Públicos: Active la página pública de su consultorio para compartirla y permitir que los pacientes agenden sus propios turnos.

   

Al concluir estos pasos, su consultorio estará completamente configurado y listo para registrar a su primer paciente.

Panel de Control (Dashboard)

El Panel de Control constituye el núcleo operativo del sistema, diseñado para proporcionar a los Profesionales y al personal Administrativo una perspectiva analítica y consolidada de la actividad institucional.

 Componentes de la Interfaz

1. Accesos Directos (Barra Superior): Módulo de botones cromáticos que redirigen de manera inmediata a las herramientas de uso frecuente: Calendario, Buscar Paciente, Turnos Online, Recordatorios y Tablero de Flujo. Los mismos pueden configurarse, dejando los que necesita su flujo de trabajo
2. Gestión de Períodos: Selector temporal que faculta la filtración de la información visualizada. Permite optar por rangos predeterminados (Hoy, Semana, Mes, Año) o establecer un intervalo personalizado mediante los campos de fecha Desde y Hasta.
3. Panel de turnos: Herramienta de control clínico que identifica a aquellos Pacientes con turnos próximos con acceso directo al panel del paciente, pacientes en Tratamiento y últimos turnos registrados. Incluye la opción directa Agendar para garantizar la continuidad asistencial.
4. Estadísticas de Consulta y Registros: Indicadores cuantitativos que reflejan las consultas ejecutadas, los nuevos Pacientes incorporados y el historial de citas registradas en el período seleccionado.
5. Métricas de Rendimiento y Finanzas: Desglose analítico que computa el estado de los turnos (Atendidos, Ausentes, Cancelados), el tiempo de duración promedio de las sesiones y un balance económico de cobros y saldos pendientes.
6. Personalización de Reportes (Margen Inferior): Apartado dedicado a la configuración del Membrete Personalizado. Permite cargar el logotipo y el encabezado institucional para su inserción automática en los documentos PDF generados por la plataforma.

Recomendación: Revisar este panel al inicio del día laboral para identificar necesidades urgentes de pacientes y monitorear métricas de crecimiento.

Alta de Pacientes

La incorporación de un Paciente al ecosistema de OpenEMR-Latam se puede ejecutar a través de dos metodologías de gestión independientes.

1. Alta Manual (Gestión Interna)

Este procedimiento es realizado directamente por el personal Administrativo o los Profesionales desde la consola interna:

1. Diríjase al menú superior y seleccione la opción Pacientes.
2. En la interfaz del buscador, haga clic en el botón + Añadir nuevo paciente.
3. Complete los campos obligatorios parametrizados por el sistema: Nombre, Cédula de identidad, Fecha de Nacimiento y teléfono.
4. Guarde el registro para asignar de forma automática un ID único al Paciente.

2. Autogestión mediante Enlace Externo (Registro Público)

Esta modalidad descentraliza la carga de datos, permitiendo que el Paciente introduzca su información desde cualquier dispositivo:

1. Acceda a la ruta: Pacientes > Enviar link nuevo paciente (o gestión de enlaces de registro).
2. Seleccione la pestaña Configuración del Formulario para determinar las directrices de acceso y los campos requeridos.
3. Módulo de Preguntas Personalizadas: Si lo requiere, acceda a este apartado antes de emitir el enlace para añadir campos específicos (por ejemplo: "¿Posee tratamiento previo?"). Dichas interrogantes se integrarán al formulario del Paciente.
4. Selección de Datos: Active o desactive las categorías de campos (Domicilio, Antecedentes Clínicos, etc.) según las necesidades de la institución.
5. Defina el Modo de Acceso: configure la opción Solo con Token (enlace de un solo uso con expiración temporal determinada en días) o Registro Público (enlace permanente con verificación CAPTCHA).
6. Una vez establecidos los parámetros, haga clic en el botón azul + Generar Nuevo Link.
7. Copie el enlace generado en el apartado Link Público y remítalo al Paciente.
8. El sistema realizará una actualización en tiempo real del estado del identificador, migrando de Activo a Usado una vez que el Paciente complete el proceso, asignando el ID de forma automatizada.

El Tablero de Flujo (Flow Board)

El Tablero de Flujo es la herramienta informática fundamental para la coordinación de la sala de espera y la optimización de los tiempos de atención, operada de forma conjunta por Administrativos y Profesionales.

Estructura y Herramientas Operativas

1. Filtros de Visualización (Panel Lateral Izquierdo): Permiten segmentar las tarjetas de turnos por rango de fechas, Profesionales específicos, instalaciones/centros médicos, categorías de citas y salas asignadas.
2. Botones de Acción Superior:

• Informe: Genera una auditoría de los pacientes atendidos durante la jornada.

• Calendario: Se redirige a la matriz de asignación de turnos.

• Pantalla: Inicializa la interfaz de la Pantalla Llamadora orientada al público de la clínica.

• Check-In: Imprime el código QR institucional para que los Pacientes autogestionen el aviso de su arribo.

3. Tarjetas de turnos y gestión de estados

Cada cita es representada por una tarjeta dinámica que exhibe el nombre del Paciente, el Profesional asignado, el horario programado y el tipo de prestación. El flujo de trabajo se gestiona mediante la transición de las tarjetas a través de las siguientes columnas:

• Pendiente: Citas agendadas cuyo paciente no se ha presentado en la institución o no ha notificado su llegada.
• Presente: El Paciente ha confirmado su asistencia en la mesa de entrada o mediante el QR de autogestión. En este estado, el personal administrativo expande los detalles de la tarjeta para asignar el consultorio correspondiente (ejemplo: C-1). Esta acción es obligatoria para habilitar el uso de la Pantalla Llamadora mediante el botón Llamar.
• En Consultorio: Indica que el Paciente se encuentra en sesión activa con el Profesional.
• Atendido: La consulta ha concluido. El paciente es derivado nuevamente a la mesa de entrada para los procesos administrativos correspondientes.
• Listo: Cierre del circuito. El Paciente ha efectuado los pagos pendientes, ha coordinado nuevas citas si fuera necesario y se ha retirado de las instalaciones.

Calendario y Gestión de Disponibilidad

El módulo de Calendario unifica la planificación del tiempo institucional, permitiendo la asignación de citas y la configuración de las jornadas laborales de los Profesionales.

Funciones y Vistas Principales

1. Vistas de Turnos y Disponibilidad: Interruptor lateral izquierdo que alterna entre la matriz de citas otorgadas (Consultas) y la grilla de configuración horaria de los especialistas (Disponibilidad).
2. Gestión de Citas: Permite agendar un turno mediante el botón verde + Turno Nuevo o pulsando directamente sobre la intersección horaria y diaria requerida en la cuadrícula principal.
3. Filtro de Profesionales (Panel Lateral Inferior): Selector múltiple (Ctrl + Clic) que faculta la visualización paralela de las agendas de varios Profesionales en una sola pantalla para evitar superposiciones de espacios comunes.
4. Categorías de Turnos: Acceso a la parametrización de las prestaciones, permitiendo definir su nombre, color identificador, duración estándar (ejemplo: 30 minutos) y estado inicial.
5. Consultorios: Sección orientada a dar de alta y nominar los espacios físicos y especialidades asociadas de la clínica.
6. Navegación Temporal: Mandos superiores para conmutar la visualización entre escalas de Mes, Semana o Día, junto con el botón Hoy para el retorno cronológico inmediato.

Parametrización de la Vista de Disponibilidad

Al activar la pestaña Disponibilidad, la codificación cromática de la cuadrícula se modifica:

1. Los bloques en celeste oscuro delimitan los rangos de tiempo asignados para la atención de Pacientes.
2. Los turnos efectivamente asignados se visualizan en rojo.
3. Bloquear Horario: Función diseñada para inhabilitar franjas de la disponibilidad recurrente debido a eventos específicos programados (licencias médicas, congresos, recesos). Esta acción impide la asignación de turnos online en dichos períodos.

Sitio Web de Turnos

El sitio web de turnos de OpenEMR-Latam permite a nuestros Pacientes la autogestión mediante un enlace externo (Registro Público). Esta modalidad descentraliza la carga de datos, permitiendo que el Paciente introduzca su información desde cualquier dispositivo.

Por un lado, es posible enviar un enlace de Alta de Paciente para la registración e incorporación de datos demográficos y clínicos; por otro lado, se puede brindar un enlace de Turnos On Line para la reserva y programación de citas médicas.

Alta de pacientes mediante enlace externo

Un paciente puede darse de alta automáticamente en el sistema a partir de un enlace externo brindado por el profesional o la administración.

1. Acceda a la ruta: Pacientes > Enviar link nuevo paciente (o gestión de enlaces de registro).
2. Seleccione la pestaña Configuración del Formulario para determinar las directrices de acceso y los campos requeridos.
3. Módulo de Preguntas Personalizadas: Si lo requiere, acceda a este apartado antes de emitir el enlace para añadir campos específicos (por ejemplo: "¿Posee tratamiento previo?"). Dichas interrogantes se integrarán al formulario del Paciente.
4. Selección de Datos: Active o desactive las categorías de campos (Domicilio, Antecedentes Clínicos, etc.) según las necesidades de la institución.
5. Defina el Modo de Acceso: configure la opción Solo con Token (enlace de un solo uso con expiración temporal determinada en días) o Registro Público (enlace permanente con verificación CAPTCHA).
6. Una vez establecidos los parámetros, haga clic en el botón azul + Generar Nuevo Link.
7. Copie el enlace generado en el apartado Link Público y remítalo al Paciente.
8. El sistema realizará una actualización en tiempo real del estado del identificador, migrando de Activo a Usado una vez que el Paciente complete el proceso, asignando el ID de forma automatizada.

Configuración deTurnos OnLine

OpenEMR-Latam implementa un motor de reserva externa para que los Pacientes gestionen sus solicitudes de citas de forma remota, sincronizándose de manera directa con la agenda institucional.

1. Protocolo de Configuración en Pasos

Paso 1: Establecer la Disponibilidad del Profesional

Diríjase al módulo Calendario, acceda a la pestaña lateral Disponibilidad y formalice los bloques horarios recurrentes de atención. Si no se configuran franjas horarias en este apartado, el sistema determinará que no hay cupos libres y el Paciente no visualizará opciones en la interfaz web.

Paso 2: Parametrizar las Categorías de Turnos

Haga clic en el botón Categorías dentro del entorno del calendario. Defina la duración precisa de cada tipo de servicio, dado que este valor segmentará automáticamente los turnos ofrecidos por hora en el enlace público.

Paso 3: Activación del Sistema y Reglas

Acceda al módulo Turnos OnLine desde el menú administrativo:

1. Conmute el interruptor principal al estado Sistema Activo.

2. Compartí tu sitio de turnos: Los pacientes escanear el QR o abren el link para pedir un turno, sin necesidad de iniciar sesión.
3. Servicios Configurados: Utilice el botón + Agregar para asociar al Profesional, la categoría del turno, el arancel correspondiente y el método de pago habilitado.
4. Pago OnLine: Defina si se requiere la pasarela de pago obligatoria o de reserva al confirmar la cita.
5. Borrar al Cancelar: Establezca el límite de horas de antelación mínimas requeridas para que un Paciente pueda cancelar el turno (ejemplo: 24 horas).
6. Al Modificar Turno: Parametrice el comportamiento del sistema ante una reprogramación, determinando si la cita se elimina de la agenda o transmuta de estado liberando el espacio.
7. Elija el idioma de los mensajes de WhatsApp y la pantalla de confirmación que ve el paciente
8. Configuración Avanzada: configure la separación entre turnos y los días máximos a futuro de los turnos
9. Excluya los feriados en sus turnos OnLine
10. Importe automáticamente los feriados de su región
11. Active la opción de Alta automática si el paciente no está en el sistema y quiere un turno.
12. Pongo su Centro o Clínica por defecto
13. Activar el envío de los datos del turno por Whatsapp al paciente
14. Guardar configuración

Paso 4: La Experiencia del Paciente

Al ingresar al enlace, el Paciente interactuará con una interfaz guiada:

1. Idioma: Selección de la preferencia lingüística del formulario.
2. Servicio: Selección del tipo de turno, motivo de consulta y Profesional disponible.
3. Agendar: Elección del día y la franja horaria vacante.
4. Verificar Identidad: Validación mediante documento de identidad (DNI/CI) y fecha de nacimiento. En caso de no existir un registro previo en la base de datos, el sistema desplegará de forma automática el formulario de Auto-Registro.
5. Confirmación: Pantalla de confirmación de reserva que otorga la opción de Descargar Comprobante (el cual incluye un código QR de gestión) y el botón Agregar a Google Calendar. De forma paralela, el sistema remite una notificación automatizada vía WhatsApp.

1. Enviar Compprobante por Correo Electrónico
2. Descargar comprobante

2. Gestión de Turnos con Pago Pendiente (Revisión Administrativa)

Cuando el sistema se configura con modalidad de pago por transferencia bancaria, la cita se pre-agenda en estado PENDIENTE/AUTO. El personal Administrativo debe validar la transacción mediante el siguiente proceso:

1. Ingrese al panel del Paciente y seleccione la opción lateral Facturación.
2. En el Historial de Billetera, localice el registro con la etiqueta naranja Requiere acción: confirmar para sumar al saldo.
3. Haga clic en el botón Ver comprobante adjunto para examinar el documento PDF o imagen suministrado por el Paciente.
4. Tras corroborar el ingreso bancario, presione el botón verde Confirmar ingreso.
5. Finalmente, diríjase al Calendario de Turnos, abra la cita y actualice el estado a Confirmado (WhatsApp) o la categoría correspondiente para validar formalmente el turno.

Configuración de Roles y Permisos 

El sistema permite ampliar o limitar los accesos a los diferentes módulos mediante la configuración de roles y permisos para los usuarios de Tu equipo.

Pasos para acceder:

1. En el menú superior, haga clic en Administración.
2. Seleccione la opción Roles y Permisos.

Se abrirá una nueva ventana donde podrá asignar distintos permisos según el rol de cada usuario. En esta interfaz encontrará:

1. Roles disponibles en el sistema.
2. Paneles del sistema.
3. Artículos o ítems disponibles en cada panel.
4. Roles a los que se les puede asignar cada permiso, con los siguientes niveles de acceso:
   • Carga: El usuario puede ver, cargar y editar.
   • Ver: El usuario puede ver la información, pero no puede editarla.
   • Ninguno: Acceso denegado al artículo o ítem.
5. Guardar cambios: Botón para guardar y aplicar las modificaciones realizadas en la configuración.

Configuración de carpetas de documentos

El módulo de administración de carpetas permite definir la estructura jerárquica de almacenamiento documental de la institución. Esta configuración se realiza una única vez durante el despliegue del sistema y se actualiza exclusivamente ante requerimientos de nuevas categorías o subcategorías.

*Las categorías son globales y transversales a toda la institución. Sin embargo, los documentos asignados a cada una pertenecen estrictamente a la historia clínica del Paciente activo. El sistema bloquea la eliminación de cualquier categoría que contenga subcarpetas o archivos asociados.

A- Acceso al Panel de Administración

1. Diríjase a la barra de menú superior y haga clic en Administración.
2. En el menú desplegable, seleccione la opción Carpetas de Documentos 

B- Operaciones disponibles en la Estructura de Carpetas

Dentro de la interfaz Administrar Carpetas de Documentos, dispone de cinco acciones principales para estructurar el repositorio institucional:

1- Nueva Carpeta: Crea una categoría principal o nodo raíz.

2- Agregar Subcarpeta: Crea una categoría dependiente dentro de la carpeta seleccionada.

3- Mostrar/Ocultar: Define la visibilidad de la carpeta en el panel del Paciente.

4- Renombrar: Editar el nombre formal de la categoría.

5- Eliminar: Suprime la carpeta (únicamente habilitada si se encuentra vacía).

Panel de Paciente

El Panel de Paciente es el repositorio completo de la información de salud. Desde aquí, el profesional puede gestionar desde los antecedentes médicos hasta la facturación y recordatorios preventivos.

Para ingresar al panel de un paciente, podemos hacerlo a través de nuestro Panel de Control, sobre los turnos del día, o vamos a Buscar Paciente e ingresamos al paciente requerido. Se abrirá el Panel del paciente.

1. Identificación Superior : En el encabezado siempre verás el nombre del paciente, su fecha de nacimiento y edad para una referencia rápida.
2. Menú Lateral de Navegación : Organizado en secciones para facilitar el acceso:
   1. Principal: Incluye el Resumen (vista actual), el historial de Consultas y la sección de Demografía con datos personales básicos.
   2. Clínico: Acceso al historial general, gestión de incidencias (alergias, cirugías), tratamientos activos, medicina laboral, vacunas y recetas.
   3. Administrativo: Control de facturación, recordatorios de citas y herramientas para solicitar datos al paciente vía WhatsApp.
3. Tablero de Resumen (Vista Central):
   1. Próximo Turno: Visualización de la fecha, hora y profesional de la siguiente cita agendada.
   2. Estado de Tratamiento: Indica si el paciente tiene un tratamiento activo y cuánto tiempo ha pasado desde la última sesión.
   3. Indicadores Rápidos: Contadores automáticos de consultas totales, problemas médicos activos, alergias registradas y medicamentos vigentes.
   4. Alertas y Recordatorios: Sección dedicada a tareas que requieren acción inmediata o seguimiento histórico.
4. Configuración del Menú: Al final del menú lateral, el botón "Configurar Menú" permite al profesional ocultar secciones que no utilice, personalizando su interfaz de trabajo.
5. Eliminar pacientes.

Tip: Utiliza la sección de "Solicitar Datos" para enviar un enlace de WhatsApp al paciente. Esto permite que el propio paciente complete su información desde su móvil antes de la consulta, ahorrando tiempo administrativo valioso.

Panel de Consulta

El Panel de Consulta constituye el entorno de trabajo clínico principal de los Profesionales, optimizado para el registro cronológico y estructurado de la información médica.

1. Acceso y Flujo Operativo

Para iniciar la carga clínica, acceda al Buscador de Pacientes, ingrese al expediente individual y seleccione la opción Consultas en el menú lateral. Al pulsar el botón Nueva consulta (margen superior derecho), el sistema inicializa el Tablero de Consulta asignándole un número identificador único.

Nota de seguridad: La plataforma dispone de un motor de Auto Guardado. Cualquier información introducida en los campos se almacena en los servidores de forma automática sin requerir acciones de confirmación manual.

2. Estado de la consulta: Abierta/Cerrada y número de ID de la consulta

3. Herramientas del Tablero Clínico

• Resumen de la Consulta: Vista integrada de los datos médicos primordiales ingresados en el encuentro actual.
• SOAP: Formulario estructurado bajo la metodología clínica internacional:
  • Subjetivo: Sintomatología, motivo de consulta y relato provisto por el Paciente.
  • Objetivo: Hallazgos del examen físico y signos clínicos.
  • Evaluación: Juicio clínico clínico e impresiones diagnósticas.
  • Plan: Directrices terapéuticas y pasos a seguir.
• Signos Vitales: Interfaz de carga para datos de presión arterial, frecuencia cardíaca, frecuencia respiratoria, temperatura y saturación de oxígeno ($O_2$). El sistema procesa de forma interna las variables de peso y talla para calcular y graficar el Índice de Masa Corporal (IMC).
• Notas Clínicas: Repositorio para incorporar informes de evolución, reportes de enfermería o minutas de interconsulta.
• Recetas: Módulo de prescripción farmacológica para añadir principios activos, posologías, cantidades e indicaciones de uso.
• Diagnósticos (CIE-10): Motor de búsqueda semántica integrado con la Clasificación Internacional de Enfermedades en su versión en español para una codificación nosológica estandarizada.
• Herramientas Especializadas: Informe Psico - Submódulo con herramientas e índices específicos orientados a los Profesionales del área de la Salud Mental.
• Documentos de Consulta: Herramienta para adjuntar archivos externos (imágenes, archivos PDF de laboratorios externos) pertinentes al encuentro del día.
• Dictado: Sistema de reconocimiento de voz compatible con navegadores basados en Chromium (Chrome / Edge). Permite al Profesional transcribir el relato directamente a los campos de texto, optimizando el tiempo de consulta y favoreciendo el contacto visual con el Paciente.
• Eliminar Consulta: B
• Laboratorio: Carga de estudios de laboratorio con herramientas HL7
• Histogramas: Resultados de Laboratorios en histogramas para ver evolución en el tiempo
• Inventario: Vista del inventario de productos de la clínica y posibilidad de sumarlo a la cuenta del cliente/paciente
• Transacciones: Tipos de solicitudes externas como Pedido de Laboratorio, Solicitud de documento legal, etc
• Consentimientos Informados: Modelos de notas de consentimiento informado y herramientas de edición, con la posibilidad de descarga y posterior carga con la firma del paciente en el mismo panel.
• Eliminar consulta: Botón restringido (icono de cesto de basura) para la depuración de registros erróneos o duplicados, sujeto a auditoría de sistema.

Gestión de Laboratorio e Histogramas

Este módulo faculta a los Profesionales para la carga indexada de analíticas clínicas, la digitalización de informes originales y el análisis evolutivo de los biomarcadores.

1. Acceso y Registro de Estudios Dentro de la consulta activa del Paciente, ingresa al ítem de Consulta
2. Seleccione la opción Laboratorio en el menú clínico lateral. La interfaz exhibirá tres zonas operativas:
3. Nuevo Estudio: Acceso al formulario de digitalización de resultados.
4. Histogramas: Sección gráfica de tendencias biológicas.
5. Historial Completo: Listado cronológico de todas las analíticas previas del paciente.

Nuevo Estudio

1. Tipo de Laboratorio /
2. Subtipo: Clasificación de la analítica (ejemplo: Análisis Clínicos > Bioquímica o Proteinuria de 24 hs).
3. Fecha de Muestra 
4. Profesional Validador: Datos de trazabilidad del laboratorio emisor.
5. Matriz de Parámetros: Introducción numérica de los valores obtenidos. El sistema asocia de forma fija la unidad de medida estándar ($mg/dL$, $UI/L$, etc.) y provee un selector para establecer la condición del resultado (Normal o selección de banderas de alerta/Flags para valores patológicos).
6. Observaciones: Carga de código HL7
7. Adjuntos: Zona de arrastre de archivos (Drag and Drop) compatible con formatos PDF, JPG, PNG, HL7 y TXT. El sistema incluye un motor de lectura analítica que ejecuta una transcripción preliminar automatizada sobre el formulario, requiriendo únicamente la validación visual y confirmación del Profesional antes de presionar el botón Guardar Estudio.

Visualización de Histogramas Evolutivos

Para monitorizar la progresión temporal de un parámetro biológico específico. Desde la pantalla principal de Laboratorio, haga clic en el apartado Histogramas o utilice el selector de parámetros en la vista gráfica.

1. Escoja el parámetro que desea someter a análisis (ejemplo: Creatinina). Presione el botón verde + Agregar.
2. Filtros Activos: Visualizamos los parámetros filtrados visibles.
3. El sistema trazará de forma automática una gráfica de líneas que conecta los valores históricos ordenados por fecha de muestra.

Directriz del sistema: Para la correcta renderización del histograma, es requisito mandatorio que el expediente del Paciente disponga de al menos dos registros validados del mismo parámetro en fechas cronológicas divergente

4. PDF: Podrá descargar un archivo en PDF con los gráficos seleccionados para compartir con el paciente o llevar un registro de informes.

Gestión de Alertas Médicas

El sistema permite programar alertas futuras, funcionando como un registro y recordatorio de atención clínica tanto para el profesional de la salud como para el paciente.

Pasos para registrar una nueva alerta:

1. Dentro del Panel de Paciente, diríjase al menú lateral izquierdo y haga clic en el ícono de Alertas.
2. Haga clic en el botón + Agregar Alerta, ubicado en el sector derecho de la pantalla.
3. Se desplegará el formulario Nueva Alerta. Complete los siguientes parámetros clínicos y administrativos:
   • Categoría: Seleccione la clasificación adecuada para el aviso (por ejemplo: indicación clínica, control programado, esquema de vacunación).
   • Mensaje / Detalle: Describa de manera precisa el motivo de la alerta para asegurar una correcta interpretación futura.
   • Día para recordar: Establezca la fecha exacta en la que el sistema debe emitir la primera notificación.
   • Estado inicial: Defina la situación del aviso (por ejemplo: "Pendiente", si la acción aún debe realizarse).
4. Notificación automática al paciente: Active la casilla "Sí, Enviar esta alerta al paciente automáticamente" si requiere que, en la fecha fijada, el sistema remita un recordatorio automatizado directamente al contacto del paciente.
5. Haga clic en el botón Guardar para asentar el registro en el sistema.

Una vez conformada, la alerta quedará anexada al historial clínico del paciente y se visualizará en las notificaciones de su Panel de Control profesional.

Carga de Imágenes/Documentos

Para iniciar cualquier operación de carga, es requisito indispensable situarse en el legajo del Paciente correspondiente. Podrá ingresar a través de dos áreas operativas:

1- Desde el Panel del Paciente: En el menú vertical izquierdo, presione sobre el icono o pestaña Documentos.

2- Desde el Panel de Consulta: Utilizado durante el acto asistencial por los Profesionales; en el menú lateral de la consulta en progreso, seleccione el módulo Documentos.

Métodos de Subida de Archivos

Existen dos vías para la incorporación de archivos:

1- Carga desde el Celular (Código QR)

Ideal para capturar estudios físicos, recetas o fotografías clínicas en tiempo real sin transferencias externas.

• Haga clic en Subir desde el celular, elija la Carpeta de destino y presione Mostrar código QR .
• Enfoque el código QR con la cámara del dispositivo móvil.
• Seleccione Sacar una foto o Adjuntar un archivo (PDF o imagen), añada una descripción si lo considera necesario y arrastre el control Desliza para finalizar.
• Tras visualizar los archivos recibidos en pantalla, presione Finalizar y desactiva el enlace para revocar el acceso temporal y guardar el documento en la ficha del Paciente.

2- Carga Directa desde la Computadora

• Presione el botón + Subir.
• Seleccione el archivo o arrástrelo al área de carga.
• Asigne la carpeta de destino correspondiente y confirme el guardado.

Inventario

El módulo inventario nos permite llevar un stock de productos de venta directa al paciente, asociándose con su registro de pagos y consulta.

1. Ingresamos a Administración>Inventario a través del menú superior
2. Podemos asignar varios Almacenes 
3. Cargar nuevo producto*
4. Estadísticas de productos
5. Filtros de Búsqueda
6. Lista de productos con estados, stock, lotes y herramientas de edición

*Cargar Nuevo producto

1. Cargar producto: Contenido, tamaño, tipo, etc
2. Cargar Lote: Si el Contenido corresponde a un lote específico, podemos cargar los datos correspondientes.

Facturación

Este módulo faculta al personal Administrativo para llevar un control riguroso, individual y auditable de las finanzas de cada Paciente.

1. Acceso al Entorno Financiero

• Ingrese al expediente del Paciente a través del buscador principal.

• En el menú lateral izquierdo, sección ADMINISTRATIVO, seleccione la opción $ Facturación.

   

2. Billetera: Permite visualizar el estado de cuenta en tiempo real, reflejando saldos a favor (crédito) o saldos pendientes (deuda), junto con el historial cronológico de transacciones.

3. Gestión de Honorarios: Espacio diseñado para definir las tarifas prestacionales de los Profesionales y modificar los estados de pago de las consultas o productos.

4. Inventario: Permite verificar las existencias de insumos en la institución y asignar productos directamente a la cuenta del Paciente.

5. Registro de Cobros y Comprobantes

• Pago de Registro: Mando operativo superior utilizado por los Administrativos para registrar los ingresos monetarios percibidos en caja.

• Emisión de Recibos: Al procesar un pago, el sistema habilita de forma automatizada la generación y descarga del comprobante de recibo en formato PDF institucional.

   

6. Conciliación de Pagos Externos

• Cuando un Paciente reserva un turno online con modalidad de transferencia, el personal Administrativo debe ingresar a este módulo, verificar visualmente el comprobante adjunto en el historial y presionar Confirmar ingreso para actualizar el saldo antes de validar la cita en la agenda. (Ver Sitio de Turnos OnLine)

   

Configuración del Factor de Doble Autenticación

Objetivo: Añadir una capa de seguridad criptográfica avanzada para blindar la privacidad de las historias clínicas ante cualquier intento de acceso no autorizado.

Acceso al Panel de Configuración

Para iniciar la vinculación de un segundo factor de autenticación, el usuario deberá dirigirse al panel de gestión de su cuenta.

1. Localiza el Panel de Usuario situado en el extremo superior derecho de la pantalla. Despliegue el menú de opciones haciendo clic sobre el icono de perfil. Seleccione la opción MFA Management. Al realizar esta acción, el sistema abrirá la interfaz de administración del segundo factor de autenticación.
2. Visualizará el apartado "Método de autenticación actual". Si se indica "Ningún método habilitado", se procederá a añadir uno nuevo.
3. Selección del método de seguridad:

• Diríjase a la sección "Seleccionar / agregar nuevo método de autenticación".
• Despliegue la lista y seleccione uno de los dos mecanismos disponibles:

1. Dispositivo USB U2F: Para el uso de llaves físicas de seguridad corporativas.
2. Clave TOTP: Método recomendado para la sincronización con aplicaciones móviles (ej. Google Authenticator o Authy).

• Haga clic en el botón de acción "Añadir Nuevo" para iniciar el proceso de vinculación.

Procedimientos de Vinculación Paso a Paso

Opción A: Configuración mediante Dispositivo USB (Llave Física)

Si se ha optado por el uso de una llave de seguridad física, el sistema desplegará una ventana con indicaciones precisas:

1. Asigne un nombre descriptivo a la llave en el campo correspondiente para su posterior identificación institucional.
2. Inserte la llave física en uno de los puertos USB del ordenador.
3. Haga clic en el botón "Registrar".
4. Presione el botón físico parpadeante de su llave USB dentro del siguiente minuto para completar con éxito el registro de seguridad.

 Nota técnica de compatibilidad: Este método requiere una conexión web segura (HTTPS) y es compatible con versiones actualizadas de navegadores como Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari u Opera. No es compatible con plataformas obsoletas como Internet Explorer.

Opción B: Configuración mediante Aplicación Móvil (TOTP)

Si se prefiere el estándar de clave de un solo uso basada en tiempo (TOTP), el flujo consta de dos etapas obligatorias:

Etapa 1: Confirmación de Identidad

1. Introduzca la Contraseña actual de acceso a OpenEMR-Latam en el campo habilitado.
2. Haga clic en el botón "Aceptar" para autorizar la generación del código de sincronización.

Etapa 2: Sincronización del Dispositivo Móvil

1. Abra su aplicación de autenticación preferida (ej. Google Authenticator o Authy) en su teléfono celular.
2. Escanee el Código QR provisto en la pantalla del sistema.
   • Alternativa: De no ser posible el escaneo, introduzca manualmente en la aplicación el código alfanumérico provisto en el campo "Código de autentificación".
3. Haga clic en el botón "Registrar" para finalizar el enlace de la cuenta.

Gestión de Métodos Activos e Inicio de Sesión

Verificación del Estado

Una vez concluido el proceso, el panel mostrará el método activo (ej. TOTP o App Based 2FA). El usuario dispondrá de las siguientes acciones en todo momento:

• Ver: Permite auditar el estado del segundo factor de autenticación.
• Eliminar: Remueve la capa MFA de la cuenta, volviendo al estado desprotegido inicial.

Protocolo de Inicio de Sesión Posterior

A partir de la activación, cada vez que un profesional o administrativo ingrese a OpenEMR-Latam, el sistema ejecutará el siguiente control:

1. El usuario introducirá su nombre de usuario y contraseña tradicional.
2. De forma inmediata, emergerá la ventana de Autenticación de Dos Factores.
3. El usuario deberá abrir su aplicación móvil, consultar el código dinámico de 6 dígitos vigente y digitarlo en el campo solicitado.
4. Finalmente, se seleccionará el botón "Verificar Código" para acceder de manera segura a la plataforma operativa.

Condiciones Iniciales

Antes de comenzar, verifique que cumple con estos requisitos:

a- Cuenta Facebook Business

• Necesita una cuenta Facebook Business (no una cuenta personal)
• La cuenta debe estar verificada por META (verificación de identidad y negocio)
• La verificación puede demorar entre 1 y 5 días hábiles

b- Número de Teléfono WhatsApp Business

• Necesita un número que NO esté actualmente registrado en WhatsApp o WhatsApp Business
• El número debe poder recibir SMS o llamadas para verificación
• Puede ser un número fijo (verificación por llamada de voz) o móvil
• Una vez registrado en la API, este número ya no podrá usarse en la app móvil de WhatsApp

Importante: La API de WhatsApp Business es un servicio pago de META. Cada conversación tiene un costo según el país y tipo. Consulte los precios actuales en developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing 

MANUAL DE CONFIGURACIÓN

Paso 1: Crear Nueva APP en META

Ingresar a https://developers.facebook.com/apps/ y crear una Nueva APP.

Completar los datos de Registro de la APP

1- Nombre de la APP, por ejemplo OpenEMR-Latam. Correo electrónico.

2- En Casos de Uso, seleccionar la opción “Conectarte con los clientes a través de WhatsApp”

3-  En Negocio, “¿Qué portfolio comercial quieres conectar a la APP?”  Seleccionamos el que corresponda, por ej. OpenEMR-Latam.

4- En Requisitos nos aparecerán los pasos que debemos completar antes de publicar la APP, le damos a siguiente.

5- En Resumen veremos todos los datos iniciales de la APP, si son correctos, le damos a Crear App.

Una vez creada la APP, podremos completar los datos del Paso 1 que figura en nuestro sistema OpenEMR-Latam. 

¿Cómo obtener la App ID y App Secret?

1- En el panel izquierdo vamos al ítem Configuración de la APP e ingresamos a Básica

2- Veremos el número de ID de la APP que debemos copiar en el sistema

3- Veremos la Clave Secreta de la APP que debemos copiar en el sistema

4 - Debemos completar los datos que solicita la configuración para poder Publicar la APP, en este caso:

• Ícono de la app (1.024 x 1.024) Imagen el JPG del logo de la empresa
• URL de la política de privacidad Link derivado de la web oficial de la empresa
• Categoría Aquí ponemos Bot de Messenger para empresa

Paso 2: Presonalizar Casos de Uso

Se nos abrirá el Panel de Apps con una serie de requisitos a completar. Ingresamos al primer check de la lista Personalizar el caso de uso.

1. Ingresar a Casos de Uso 
2. Nos posicionará en la pestaña Inicio Rápido
3. Veremos la opción de Whatsapp business
4. Seleccionamos Empezar a usar la API

Paso 3: Registrar número de teléfono Meta

Una vez verificado el número telefónico, podremos completar los datos del Paso 2 de OpenEMR-Latam. Generamos el Token que necesitamos pegar en el Módulo, también debemos copiar los datos de ID del número y Whatsapp Business ID

Paso 4: Crear Usuario

Ingresar a  business.facebook.com/settings/system-users y crear un nuevo usuario.

Acá debemos generar los token que nos pide el módulo de OpenEMR-Latam

Para eso, seleccionamos los Activos asignados y Apps Instaladas, a esto, en algunos casos, debe verificarlo otro usuario de la cuenta Meta Business, demora unos minutos en impactar.

Una vez realiza la verificación debemos publicar la APP.

Paso 5: Configurar WebHooks

1- Dentro de los Casos de Uso de nuestra APP, en Configuración de la API, vamos al Paso 3: Configurar Webhooks para recibir mensajes. Ingresamos a la opción de Configurar webhooks

Debemos conectar nuestro META con OpenEMR-Latam.

Para ello, necesitamos una URL y Token. Vamos a nuestro módulo en la plataforma y copiamos los siguientes datos:

1- URL de devolución de llamada: A la url que nos brinda el sistema debemos agregarle https://openemr-es.com/703-0/interface/modules/custom_modules/OpenEMRWhatsapp/public/webhook.php

2- Token de verificación: Podemos generarlo en el asistente de forma automática. Lo pegamos en la APP de Meta.

Copiamos todo en nuestro sistema y aplicamos. 

Una vez conectado se nos abrirán una serie de Campos de Webhooks que tenemos que activar en la sección de suscripción. 

Nos suscribimos a las WebHooks nos permita META

Continuamos la configuración en el siguiente tutorial Configurar Módulo Full WhatsApp + Bot IA

El módulo de WhatsApp con bot de inteligencia artificial permite vincular una cuenta de API oficial de WhatsApp Business de Meta a la plataforma, integrando un canal de comunicación directo, seguro y centralizado con los pacientes.  

MANUAL DE CONFIGURACIÓN

Paso 1: Asistente de configuración

1- Ingresar a Administración>WhatsApp, se abrirá la ventana de nuestro módulo

2- Luego ingresamos a Asistente de configuración, seguimos el paso a paso para poder cargar los datos de conexion con la API de Meta.

Ver:

¿Cómo configurar la vinculación con META (WhatsApp Bussines API)?

Una vez completado cada paso, le damos al botón “Próximo” y continuamos con la configuración.

Paso 2: Configurar Plantillas de Mensajes

Una vez configurado nuestro número telefónico en la plataforma META debemos crear las plantillas de nuestros mensajes automáticos.

1- Ingresamos a Plantillas en el menú del módulo

2- Configuramos el mensaje que se enviará*

3- La plantilla quedará en la lista con estado pendiente, debemos esperar que Meta nos apruebe 

*Configuración del mensaje

1. Es el nombre de la Plantilla que aparecerá también en META
2. La categoría, en este caso será siempre Utility
3. Idioma, en este caso ES
4. Este es el cuerpo del mensaje que se enviará, las variables (números *1*,*2*) hacen referencia a los datos que el enviador tomará del sistema, como nombre, fecha del turno, profesional, dirección, etc. se deben ver de esta manera {{4}} (con los corchetes), caso contrario no lo aceptará META
5. Acá podemos activar o desactivar los botones de acción, según se requiera para el mensaje
6. Acá tenemos dos tipos de mensajes modelo que podemos usar de forma automática
7. Una vez que completamos todo, damos clic a Enviar a META

Mapear nuestra Plantilla

Acá debemos mapear nuestra plantilla completando los datos del cuerpo de nuestra plantilla, para que nuestras variables respondan a lo que queremos, el 1 responderá al nombre completo del paciente, el dos al nombre de la Clínica, etc.

Ahora podemos ingresar a este link para ver si nuestra plantilla ya está cargada en META: business.facebook.com/wa/manage/message-templates 

Paso 2: Configuración BOT IA

1- Ingresamos a la opción AI Config.

2- IMPORTANTE: debemos tener contratado un servicio de IA, Sea ChatGPT, Antrophic o el de su preferencia. Elegimos nuestro proveedor y modelo

3- Pegamos la Clave API que debemos buscar en la configuración de nuestro proveedor de IA.

4- Prompt del sistema: Esta parte es clave para el funcionamiento de nuestro BOT. Debemos crear un pronpt querespondaa nuestras necesidades en el flujo de trabajo.Puedes ayudarte con la IA para hacer el prompt correcto. 

Algunos datos a tener en cuenta para pensar tu prompt:

Quién es tu BOT. Su objetivo. Cómo debe actuar.  Reglas de comportamiento. Qué debe preguntar. Qué debe mencionar cuando sea útil. Tono del diálogo. Qué no debe hacer nunca. Compartir links con información. Dar un ejemplo de respuesta ideal. 

Paso 3: Bandeja de Entrada

1- Ingresamos a la Entrada

2- Acá veremos nuestros chats con pacientes y/o clientes que va respondiendo la IA

3-Podemos ver los datos demográficos del paciente

4- Su Historial de Turnos

5- Y su historial de consultas

¿Cómo sacar un turno en el Sitio Web de Turnos?

Paso 1: Ingresar al link de Turnos enviado por su médico de confianza.

Paso 2: Seleccionar el servicio y el profesional disponible

Paso 3: Seleccionar el día y el horario para el turno

Paso 4: Verificar la identidad y el motivo de la Consulta

Paso 5: Revisar los datos y confirmar el Turno

¡Y listo!